Ulkomaankaupan konkareiden taidonnäyte
HVK:n ja UPM:n yhteistyö takasi, että Kiinasta ostetut suojaimet ovat edullisia, laadukkaita ja vastuullisesti tuotettuja. Hankkeen logistiikasta vastasi Maersk.
Keskellä koronapandemian ensimmäistä aaltoa toukokuussa 2020 julkistettiin Huoltovarmuuskeskuksen ja metsäkonserni UPM:n yhteistyösopimus. Siinä UPM:n hankintaorganisaatio tarjosi veloituksetta HVK:n käyttöön osaamistaan, resurssejaan ja kontaktejaan suojainten hankkimiseksi Kiinasta. Ensimmäiset sopimuksen mukaisesti hankitut suojaimet saapuivat Maerskin kuljettamassa kontissa Vuosaaren satamaan elokuun lopulla, ja lisää on tulossa.
Suomalaisten veronmaksajien eduksi pääsimme varsin hyviin tuloksiin.
Hankintapäällikkö Vesa Kolu, UPM
”Autoimme HVK:ta hankkimaan laadukkaita ja vastuullisesti hankittuja suojaimia”, hankintapäällikkö Vesa Kolu UPM:ltä tiivistää.
”Suomalaisten veronmaksajien eduksi pääsimme varsin hyviin tuloksiin. Vaikka suojainten hintataso on heilahdellut voimakkaasti, onnistuimme saamaan tuotteet erittäin vertailukelpoiseen kokonaishintaan, jossa on myös otettu huomioon tiukat laatu- ja vastuullisuuskriteerit.”
UPM vastasi pyyntöön
UPM:n johto sai keväällä pyynnön suojainten hankinnasta. Kolu sanoo, että pyyntöön reagoitiin yksiselitteisen myönteisesti, sillä tilanne oli kiperä ja suojaimista oli maassa huutava pula.
HVK ja UPM neuvottelivat huhti-toukokuussa yhteistyösopimuksen, jonka mukaisesti UPM:n hankintaorganisaatio etsii suojainten toimittajat, auditoi ja kilpailuttaa ne ja neuvottelee toimitusehdot. Varsinaiset hankintasopimukset toimittajien kanssa tekee HVK.
Yhteistyö HVK:n kanssa on ollut sujuvaa ja helppoa. Yhteinen tavoite mielessä olemme jakaneet puolin ja toisin tietoa avoimesti. Hyvä lopputulos on tehokkaan yhdessä toimimisen ansiota.
Hankintapäällikkö Vesa Kolu, UPM
”Saimme toukokuussa ensimmäisen toimeksiannon ja perustimme tiimin, joka lähti selvittämään yhtiön hankintaprosessien mukaisella tavalla suojainten hankkimista”, Kolu kertoo.
”Tiimissä on ollut kattava joukko laaja-alaista osaamista hankinnasta, logistiikasta ja taloushallinnosta sekä verotuksen, lakiasioiden ja työterveyden ja -turvallisuuden asiantuntijoita. Tärkeässä roolissa ovat myös olleet Kiinan-organisaatiomme hankinnoista vastaavat työntekijät, jotka ovat hoitaneet käytännön neuvottelut ja auditoinnit Kiinassa kiinaksi. Paikallinen asiantuntijoiden jalkautuminen on tärkeää, sillä vasta silloin nähdään kunnolla, millaisilta yrityksiltä tavaraa ollaan hankkimassa.”
“Yhteistyö HVK:n kanssa on ollut sujuvaa ja helppoa. Yhteinen tavoite mielessä olemme jakaneet puolin ja toisin tietoa avoimesti. Hyvä lopputulos on tehokkaan yhdessä toimimisen ansiota,” hän jatkaa.
Suojaimia tarkastetaan Vuosaaren satamassa. Tullin edustajien kanssa kuljetuslaatikon äärellä HVK:n Mauri Koski, toinen vasemmalta, ja hänen oikealla puolellaan UPM:n Vesa Kolu.
Hankinnan osaamista tarvitaan
UPM:n organisaatio on hoitanut yhteistyösopimuksen mukaiset hankinnat muun työnsä ohella ja yhtenä hankintana muitten joukossa – ja samoilla menettelyillä ja prosesseilla. UPM ostaa Kiinassa jatkuvasti mittavilla summilla erilaisia hyödykkeitä omaan käyttöön.
”Normaaliolosuhteissa maskien ostaminen ei ole hankalaa. Mutta poikkeusolosuhteissa ammattimaisen globaalin hankintaorganisaation kokemuksesta on suuri hyöty. Meillä oli sellainen valmiina, sitä ei tarvinnut siinä kiiretilanteessa perustaa”, Kolu muistuttaa.
”Pystymme varmistamaan tavarantoimittajien vastuullisuuden eli sen, että viranomaisluvat ja työolot ovat kunnossa ja että tuotteen laatu, raaka-aineiden hankintaketju ja ympäristöasiat on hoidettu asiallisesti. Ja jos havaitsemme poikkeamia, kyseinen toimittaja joko ei toimita meille tai sitoutuu korjaaviin toimenpiteisiin.”
Prosessiin sisältyy myös tarkka due diligence -taustaselvitys siitä, millainen toimittaja on kyseessä. Selvityksessä käydään läpi muun muassa toimittajien omistus ja taloudellinen tilanne.
UPM-yhteistyöstä ei ole kuin positiivista sanottavaa.
Hankinta-asiantuntija Mauri Koski, Huoltovarmuuskeskus
Prosessissa esivalittiin useita toimittajia, joiden tuotteet testattiin VTT:llä. Kilpailutuksen tuloksena syntynyt tarjous toimitettiin HVK:lle.
”Halusimme varmistaa, että mahdolliset laatuongelmat havaitaan jo etukäteen, sillä pelkästään tuotteiden valmistus, laivaus ja tullaukset vievät yhteensä kuukausia”, Kolu sanoo.
”Seuraavakin HVK:lta saatu toimeksianto kilpailutuksineen on meidän osaltamme lähes hoidettu. Hankinnan valmistelu hoituu muutamassa päivässä, kun kanavat ja lähteet on avattu.”
UPM:n Kiinan tiimi oli avainasemassa suojainhankkeessa.
Paljon hyötyjä yhteistyöstä
HVK:n hankinta-asiantuntija Mauri Koski on vastannut yhteistyöstä UPM:n ja tavarantoimittajan kanssa. Hän kehuu UPM:n toiminnan nopeutta ja perusteellisuutta.
”UPM-yhteistyöstä ei ole kuin positiivista sanottavaa. On ollut ilo työskennellä hankinta-ammattilaisten kanssa, joilla on erinomainen osaaminen ja kokemus ulkomaankaupasta ja Kiinasta”, Koski kehuu.
”Heidän kauttaan saimme myös yhteyden logistiikkajätti Maerskiin, jonka merikuljetuksiin liittyvä osaaminen on ollut meille erittäin arvokasta. He ovat huolehtineet logistiikasta ja huolinnasta tehtaalta huoltovarmuusvarastoon.”
UPM on varmistanut, että toimittajat ovat vastuullisia, tuotteet ovat sitä mitä luvataan ja että ne on saatu asialliseen markkinahintaan.
Hankinta-asiantuntija Mauri Koski, Huoltovarmuuskeskus
UPM on varmistanut, että toimittajat ovat vastuullisia, tuotteet ovat sitä mitä luvataan ja että ne on saatu asialliseen markkinahintaan.
”Kaikissa näissä kolmessa kohdassa UPM on ollut isoksi avuksi. Olemme samalla voineet oppia heidän parhaista käytännöistään, ja soveltaneet opittua muissakin hankinnoissa.”
Vastuullisuuden varmistamiseen tarvitaan käytännössä paikan päälle jalkautuneita ammattilaisia, Koski sanoo.
”Tässäkin kilpailutuksessa yksi tehdas tarjosi maskeja todella edulliseen hintaan, mutta UPM:n tekemässä auditoinnissa sitten paljastui, että työsopimukset, omistajuudet ja ympäristöasiat eivät olleet kunnossa.”
Tavaraa virtaa Suomeen
Nyt elokuussa maahan saapunut suojainerä oli HVK:n tekemiin suojainten kokonaisostoihin nähden vielä kohtuullisen pieni. Kosken mielestä tärkeintä kuitenkin oli, että väylä on nyt koeponnistettu ja hankintakanavat on saatu auki.
Emme halua enää joutua tilanteeseen, jossa meidän pitäisi saman tien saada lisää suojaimia.
Hankinta-asiantuntija Mauri Koski, Huoltovarmuuskeskus
”Olemme nyt tilanneet edellisen kilpailutuksen voittaneelta tehtaalta – mutta uuden UPM:n toteuttaman kilpailutuksen jälkeen – merkittävästi isomman erän maskeja. Koska suojainten varastotilanne Suomessa on suhteellisen hyvä, ilmakuljetuksiin ei ole samanlaista tarvetta kuin keväällä. Sen sijaan merillä seilaa jo useampia laivoja, joissa on tulossa tänne erilaisia suojaimia.”
Koski kertoo, että sen lisäksi että suojaimia jaetaan sairaanhoitopiireille, HVK kasvattaa huoltovarmuusvarastojaan pandemian mahdollisen toisen aallon varalle.
”Emme halua enää joutua tilanteeseen, jossa meidän pitäisi saman tien saada lisää suojaimia. Pandemiatilanteessa suojainten kulutus nousee normaalioloihin verrattuna moninkertaiseksi, joten siinäkin mielessä on hyvä, että tavaraa on tulossa lähikuukausina tasaisesti.”
UPM:n Suomen-pään tiimissä on ollut kattava joukko laaja-alaista osaamista hankinnasta, logistiikasta ja taloushallinnosta sekä verotuksen, lakiasioiden ja työterveyden ja -turvallisuuden asiantuntijoita.
Pitkä merimatka
Merikuljetus- ja logistiikkajätti Maersk on toiminut huolitsijana ja konttikuljettajana elokuussa Suomeen saapuneille maskeille.
”Maskien tuonnissa erityispiirteenä ovat Kiinan tullin kiristyneet turvatoimet sen suhteen, mitä maasta saa lähettää Covid19-maskeina. He olivat todella tarkkoja myös tämän suojainerän kohdalla. Myös Suomen tulli on maahan tuotavissa suojaimissa todella tarkka, että ne todella kelpaavat henkilösuojaimiksi”, Sales Support Team Leader Antti Ryynänen sanoo.
”Nytkin Vuosaaressa tulli avasi kontit ja tarkasti pistokokeena, että tavara on sitä, mitä heille on ilmoitettu. Tullien tarkkuus ei tullut yllätyksenä, sillä olemme kuljettaneet kevään mittaan useampia eriä suojaimia yksityisille maahantuojille.”
Me olemme mukana näissä talkoissa ja autamme kaikin voimin, minkä pystymme.
Sales Support Team Leader Antti Ryynänen, Maersk
Merimatka Kiinasta Eurooppaan kestää noin 40 päivää ja Kiinasta tulee isoja valtamerialuksia jatkuvalla syötöllä Eurooppaan. Kuljetuserän kontit laivattiin ensin Shanghaista Bremerhaveniin. Siellä ne siirrettiin pienempään syöttöalukseen, jossa ne laivattiin Kielin kanavan ja Itämeren välisatamien kautta Vuosaareen.
Merimatkan aikaisten kosteus- ja vastaavien riskien minimoimiseksi päätettiin käyttää lämpösäädeltyjä kontteja, joiden koneisto pitää lastin lämpötilan tasaisessa 20 lämpöasteessa ja myös sisätilan kosteusolosuhteet vakiona.
”Me olemme mukana näissä talkoissa ja autamme kaikin voimin, minkä pystymme. Koska kyseessä oli Huoltovarmuuskeskuksen tärkeä kuljetus, perustimme sitä varten projektiryhmän, mikä on poikkeuksellista. Ryhmä on huolehtinut seurannasta ja pitänyt yhteyttä HVK:n ja muiden sidosryhmien kanssa. Yhdessä HVK:n kanssa olemme myös päivittäneet kuljetusten tilannekuvaa viikoittain.”
Kuvat: Huoltovarmuuskeskus/Riitta Väkeväinen ja UPM
